Die Sammelvorlagen sind grundsätzlich gewöhnliche Bestellvorlagen mit dem Unterschied, dass diese nicht nur für eine Filiale gelten, sondern für beliebig viele.
In manchen Branchen oder Betrieben wie Bäckereien ist es wichtig, dass die Maschinen ideal ausgelastet werden. Dies ist jedoch schwierig, wenn jede Filiale für sich bestellt und in der Zentrale erst zusammengerechnet werden muss, wie viel nun eigentlich zu produzieren ist und welche Filiale mehr ware bekommt, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten.
Sammelvorlagen anlegen
Die Sammelvorlagen sind Teil des Retail-Paketes und befinden sich im Bereich Warenwirtschaft -> Sammelvorlagen. Hier können Sie Vorlagen erstellen, bearbeiten, kopieren und auch wieder entfernen.
Da die zu bestellenden Mengen häufig vom Wochentag abhängen bietet sich es sich an für jeden Wochentag eine Vorlage zu erstellen. Eine Sammelvorlage erstellen Sie über die Schaltfläche Neu.
Vergeben Sie nun eine Nummer, einen Namen und wählen Sie den Lieferanten aus, von dem die Ware bezogen wird. Drücken Sie nun auf Speichern.
Jetzt können Sie Artikel und Organisationseinheiten hinzugügen, wodurch eine Tabelle bzw. Matrix entsteht.
Die Tabelle enthält dabei folgende Informationen:
- Gebindegröße: Dies ist die Größe Ihres internen Gebindes z.B. bei der Produktion
- Total: Die Summe der bestellten Waren über alle Filialen
- Gebinde: Die Menge an internen Gebinden, welche nötig ist um die bestellten Waren zu produzieren, verpacken usw.
- Überschuss: Gibt an, wie viele Artikel weniger bestellt wurden, als durch die internen Gebinde zur Verfügung stehen würden. Dieser Wert sollte im Idealfall immer 0 betragen bzw. gegen 0 tendieren.
- Filiale/ Organisationseinheit: Hier werden die Mengen eingetragen, welche die Filiale bestellen will.
Über diese Sammelvorlage kann nun jede Filiale die zu bestellenden Mengen eintragen. Über die Häkchen am Backoffice Benutzer können Sie festlegen, für welche Filialen welcher Benutzer die Bestellmengen anpassen kann. Hat der Nutzer für eine bestimmte Filiale keine Rechte, so wird diese ausgeblendet.
Da im Hintergrund für jede in der Sammelvorlage enthaltene Filiale eine Bestellvorlage erstellt wird, können auch dort die Mengen angepasst werden. Diese werden dann automatisch auch in der Sammelvorlage geändern und umgekehrt.
Bitte beachten Sie, dass Sie in der mit der Sammelvorlage verknüpften Bestellvorlage weder den Lieferanten, noch die Organisationseinheit ändern können.
Die Bestellvorlagen, welche im Hintergrund angelegt werden, können Sie wiederum dazu verwenden, für jede Filiale und Wochentag einen Bestellkreislauf zu konfigurieren. Dadurch werden die Bestellungen weitestgehend automatisiert, sodass man nur noch die Sammelvorlage anpassen muss und alles Andere bis hin zur Bestellung erzeugt keine weitere Arbeit.
Zu guter Letzt kann aus der Sammelvorlage heraus noch ein PDF für die Produktion erstellt werden mit allen Artikelmengen, Gebindemengen und den zu erwartenden Überschuss.
