Ein Kassenbuch dient zur Sammlung der so genannten „Geschäftsvorfälle“. Das sind alle Bargeldbewegungen, welche an der Kasse stattfinden, also nicht nur Belege, welche mit der Zahlart Bar abgeschlossen wurden, sondern auch Ein- und Auszahlungen.

Die Kassenbücher finden Sie im Bereich Verkauf -> Kassenbücher.

Anfangs ist die Liste noch leer, da noch kein Kassenbuch angelegt wurde. Daher klicken Sie in einem ersten Schritt auf Neu, um ein neues Kassenbuch anzulegen.

Das erste Kassenbuch anlegen

Es öffnet sich nebenstehende Seite, auf welcher Sie folgende Punkte für Ihr Kassenbuch festlegen können:

  • Nummer: Es kann hier eine beliebige Nummer eingetragen werden
  • Name: Auch den Namen Ihres Kassenbuches können Sie beliebig wählen
  • Anfangsbestand: Wenn Sie mit einem Anfangsbestand in das Kassenbuch starten, kann dieser dort gesetzt werden
  • Start: Es wird der Startzeitpunkt des Kassenbuches gesetzt. In der Regel trifft der voreingestellte Zeitpunkt zu

Abschließend klicken Sie auf Speichern, um das neue Kassenbuch zu erstellen.

Nach dem Speichern des Kassenbuches können Sie festlegen, für welche Organisationseinheiten das neue Kassenbuch gilt. Damit bestimmen Sie, von welchen Kassen später die Tagesabschlüsse für das Kassenbuch herangezogen werden.

Es gibt verschiedene Wege das Kassenbuch zu führen:

  1. Alle Daten von allen Kassen und Zeiträumen landen in einem Kassenbuch
  2. Sie führen für jede Organisationseinheit ein eigenes Kassenbuch
  3. Sie führen für jedes Jahr ein eigenes Kassenbuch
  4. Oder es ist eine Kombination aus 2. und 3.

Natürlich gibt es noch weitere Möglichkeiten. Wie Sie jedoch Ihr Kassenbuch idealerweise gestalten , sollten Sie am besten Ihren Steuerberater fragen.

Die ersten Daten einpflegen

Wenn Sie Ihr Kassenbuch angelegt haben und die Organisationseinheiten zugeordnet sind, sieht das Menü ähnlich dem nebenstehenden Bild aus.

Damit nun die Daten aus den Tagesabschlüssen in das Kassenbuch übernommen werden, müssen Sie zuerst den entsprechenden Zeitraum unten auswählen. Diese Zeiträume sind regulär in Monate unterteilt. Danach klicken Sie in der oberen Leiste auf Kumulieren.

Nun können Sie noch einmal die Periode auswählen, aus welcher die Tagesabschlüsse genommen werden. Dies ist besonders dann relevant, wenn Sie erst zu Beginn des Folgemonats die Abrechnung für den letzten Monat machen, dabei aber nur die Tagesabschlüsse aus dem letzten Monat in dem Abrechnungszeitraum haben möchten.

Hinweis: Solange eine Periode nicht verbucht (also final ist) können Sie diese so oft kumulieren, wie Sie möchten bzw. Daten hinzukommen.

Eine Periode anschauen und bearbeiten

Wenn Sie in Ihrem Kassenbuch einen Zeitraum auswählen und danach auf Öffnen klicken, erhalten Sie einen Überblick über alle Tagesabschlüsse und anderen Buchungen, welche Sie bereits in das Kassenbuch eingepflegt haben.
Wichtig: Istgeldeingaben sind für die Verwendung des Kassenbuches zwingend erforderlich. Sollten Sie keine Istgeldeingaben machen, so werden alle Einnahmen als Differenzen ausgewiesen, analog zu den Differenz zwischen Ist und Soll auf dem Tagesabschluss. Daher sollten Sie, wenn Sie keine Istgeldeingaben machen, das Häkchen „Istgeldeingabe“ an den jeweiligen Zahlungsmethoden entfernen.

Die einzelnen Spalten kurz erklärt:

  • Erstellt am: Gibt an, wann der Tagesabschluss oder die manuelle Buchung erstellt wurde
  • Einnahme: Hier stehen alle Formen von Einnahmen, z.B. Umsätze nach Sparte, Kontobuchungen, manuell gebuchte Einnahmen und positive Istgelddifferenzen.
  • Ausgaben: Hier stehen alle Ausgaben wie z.B. Kontobuchungen, negative Differenzen, Zahlarten, welche nicht „Bar“ sind und manuell gebuchte Ausgaben.
  • Beschreibung: Von den Tagesabschlüssen werden Sie in dieser Spalte nur zwei Texte zu sehen bekommen. Dies ist einmal Bar, wenn es keine Differenzen gab und der andere Text ist Bar << DIFF, wenn es zu einer Differenz gekommen ist.
  • Konto: Das Konto entspricht der Nummer der Sparte bei Umsätzen, des Kontos bei Kontobuchungen, der Zahlart bei Zahlarten. Haben Sie Erlöskonten hinterlegt, werden stattdessen deren Nummer in der spalte Konto angezeigt.
  • Bemerkung: Hier steht regulär von welcher Kasse der Tagesabschluss stammt und um welchen Z-Zähler es sich handelt
  • Benutzer: Als Benutzer steht bei allen Tagesabschlüssen System und bei manuellen Buchungen der Benutzer, welcher diese durchgeführt hat

Änderung mit dem Oktober-Update 2017

Mit diesem Update hat sich der Umfang der ausgewiesenen Daten verändert. Hinzugekommen sind die Umsätze nach Sparte, sowie die Aufschlüsselung nach Konto und Zahlart.

Auf der Einnahmenseite stehen damit alle Umsätze (0%, 7% und 19%), Kontobuchungen welche als Einzahlung angelegt sind, sowie positive Istgelddifferenzen (wenn zu viel Geld in der Kassenlade vorhanden sein sollte).

Die Ausgaben wiederum sind alle Kontobuchungen vom Typ Auszahlung, negative Istgelddifferenzen (es fehlt Geld in der Kassenlade) und alle Zahlarten bei denen als Zahlungsservice etwas anderes als Bar hinterlegt ist (wie z.B. Kreditkartenzahlungen). Letztere werden deshalb als Ausgabe gebucht, weil Sie in den Umsätzen nach Sparte enthalten sind, sich jedoch nicht auf dem Bargeldbestand auswirken und daher herausgerechnet werden müssen.

Manuelle Buchungen

Über die Schaltfläche Hinzufügen besteht die Möglichkeit auch manuelle Einnahmen bzw. Ausgaben abseits des Tagesabschlusses zu erfassen.

Geben Sie in dem Dialog ein, wann die Buchung stattgefunden hat und wählen Sie aus, ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist. Geben Sie den Betrag, eine Beschreibung, ggf. einen Kommentar und eine Kontonummer als Referenz ein.

Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf Hinzufügen um die Buchung in das Kassenbuch zu übernehmen.

Die manuell hinzugefügten Buchungen werden Ihnen dort lila hervorgehoben dargestellt. diese Buchungen können noch bearbeitet oder wieder entfernt werden, solange Sie die Periode noch nicht gespeichert haben. Nach dem Speichern sind Anpassungen an den manuellen Buchungen nicht mehr möglich. Ebenso können die Daten von den Tagesabschlüssen nicht manipuliert werden.

Eine Periode abschließen

Wenn ein Abrechnungsmonat vorüber ist und Sie alle Tagesabschlüsse und manuellen Buchungen eingepflegt haben, können Sie den Monat Verbuchen. Dazu öffnen Sie einfach die entsprechende Periode und klicken auf Verbuchen (1). Damit kann die Periode nicht mehr verändert werden und ist somit final.

Wichtig ist, dass Sie eine Periode erst verbuchen können, wenn diese vorbei und und somit automatisch die nächste offene Periode erstellt wurde. Eine Verbuchung vor dem Ende der Periode ist damit nicht möglich.

Sollten nach dem Verbuchen der Periode dennoch Buchungen aus den letzten Abrechnungszeitraum in der Cloud ankommen, weil z.B. durch eine Störung der Internetverbindung eine Kasse die Daten nicht an die Cloud übertragen konnte, so müssen diese Daten in einen aktuellen bzw. unverbuchten Zeitraum übernommen werden.

Exporte

Unabhängig davon, ob eine Periode schon verbucht wurde oder nicht, ist es möglich für jede Periode einen PDF oder Excelexport zu erzeugen. Diesen können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen.