Oder auch Z-Bericht genannt, stellt die Abrechnung eines Berichtszeitraums dar und sollte immer am Ende eines Geschäftstages ausgeführt werden.
- Dieser Bericht gilt als Nachweis und ist aufbewahrungspflichtig.
- Er dokumentiert den Umsatz innerhalb eines Berichtszeitraums, welcher zwischen dem letzten Z-Bericht und dem jetzigen Tagesabschluss generiert wurde.
- Er weist unter Anderem aus:
- Ein-/Ausgaben
- die Umsatzsteuer
- Zahlungsmittel
Es gibt 3 Möglichkeiten wie Sie einen Tagesabschluss gestalten können:
1.) Einfacher Tagesabschluss
Dieser wird genutzt, wenn Ihnen der Istgeldbestand der Kasse zum Zeitpunkt des Tagesabschlusses nicht bekannt ist.
Dies ist z.B. der Fall, wenn das Bargeld durch Zählautomaten oder von der Bank zu einem späteren Zeitpunkt gezählt wird. Auf dem Tagesabschluss wird dann in der Spalte “Ist” der Betrag 0,00 EUR ausgewiesen.
2.) Istgeldeingabe-Kasse mit integriertem Tagesabschluss
Dieser wird dann angewendet, wenn Kassierer in die selbe Kassenlade kassieren.
Der Istgeldbestand wird dann als Summe des Umsatzes aller Kassierer in der Istgeldeingabe-Kasse eingetragen. Ein Abschluss der Funktion Istgeldeingabe-Kasse bewirkt einen anschließenden Tagesabschluss.
3.) Istgeldeingaben je Kassierer mit anschließendem, separaten Tagesabschluss
Dieser wird verwendet, wenn jeder Kassierer seine eigene Kassenlade verwaltet.
Wenn jeder Kassierer in seine eigene Kassenlade/Kassenladeneinsatz kassiert, muss die Istgeldeingabe am Ende der Schicht bedienerbezogen durchgeführt werden. Das vorhandene Geld wird durch den Kassierer gezählt und über die Funktion Istgeldeingabe-Bediener eingetragen.
Der Bediener wird nach Abschluss der Istgeldeingabe gesperrt und kann keine umsatzrelevanten Transaktionen mehr an dieser Kasse durchführen. Der Kassierer, der als letztes seine Istgeldeingabe-Bediener durchgeführt hat, muss dann als letzte Aktion den Tagesabschluss durchführen. Dadurch werden alle vorhandenen Bedienersperren aufgehoben und ein neuer Berichtszeitraum (Z-Zähler) beginnt.
Wie führen Sie den Tagesabschluss aus?
Ausgeführt wird diese Funktion direkt an der Kasse.
- Falls Sie nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit Ihrem Login an.
- Wechseln Sie in den dritten Reiter der Funktionsleiste im rechten Bereich der Kasse – dieser Reiter heißt „Manager“.
- Drücken Sie die Taste „Tagesabschluss“.
- Der interne Z-Zähler wird nun hochgezählt, der Tagesabschlussbericht wird gedruckt und Sie werden abgemeldet. Sie können sich neu anmelden und arbeiten ab jetzt mit dem neuen Z-Zähler, also im neuen Berichtszeitraum.
Tipp: Für jeden Kassierer kann das Recht zum Drucken des Z-Berichtes im Backoffice entzogen werden.
Eine Anleitung dazu, wie Sie eine Taste “Tagesabschluss” anlegen, finden Sie auf folgender Seite: Kassenfunktion: Tagesabschluss
Tagesabschluss automatisieren
Ein Tagesabschluss kann auch automatisch durchgeführt werden. Gehen Sie dazu in KORONA.studio über Einstellungen zu Kassenprofile und öffnen Sie durch einen Doppelklick die Bearbeitung des Kassenprofils, dessen Tagesabschluss Sie automatisieren wollen.
Tipp: Am Verkaufspunkt unter Verkauf > Verkaufspunkte (Kassen) kann das zugehörige Kassenprofil ebenfalls über einen Rechtsklick auf die Kasse aufgerufen und bearbeitet werden.
Im Bereich Tagesabschluss, stellen Sie nun die Uhrzeit ein zu der der Tagesabschluss täglich ausgeführt werden soll. Mit der Option Tagesabschluss drucken bestimmen Sie, ob der Tagesabschluss gedruckt wird. Speichern Sie das Kassenprofil.
Aktualisieren Sie bitte die Stammdaten und starten Sie die Kasse danach neu, damit die Änderungen am Kassenprofil auch auf dem Gerät wirksam werden. Sollte eine Kasse zum angegebenen Zeitpunkt nicht online sein, dann wird der Tagesabschluss zum nächstmöglichen Zeitpunkt nachgeholt.
Deaktivieren: Um den automatischen Tagesabschluss wieder zu deaktivieren, löschen Sie die Eingaben bei Stunden und Minuten.
Tagesabschluss mit Istgeldeingabe
Wenn bei Ihnen Kassierer in dieselbe Kassenlade kassieren und Sie am Ende eines Tages das Geld direkt an der Kasse zählen, so empfiehlt es sich die Funktion Istgeldeingabe Kasse zu verwenden.
Achtung: Im Gegensatz zur “Istgeldeingabe Kassierer” wird bei der “Istgeldeingabe Kasse” direkt ein Tagesabschluss ausgelöst und als Beleg mit dem Titel “Kassenabschluss” gedruckt.
Der Tagesabschluss ist auch über Verkauf -> Tagesabschlüsse im Cloud-Backend zu finden.
Die Taste “Tagesabschluss” wird bei dieser Vorgehensweise nicht benötigt.
Tagesabschluss mit Istgeldeingaben verschiedener Kassierer
Wenn bei Ihnen jeder Kassierer für seine eigene Kassenlade verantwortlich ist, sollten diese am Ende Ihres Arbeitstages die Funktion “Istgeldeingabe Bediener” durchführen.
Eine Anleitung zum Anlegen von Kassierern finden Sie hier.
Achtung: Führt ein Kassierer an einer Kasse eine solche Istgeldeingabe aus, so kann er bis zum nächsten Tagesabschluss nicht mehr an ihr kassieren, es muss dann also am Ende eines Tages noch an jeder Kasse ein Tagesabschluss durchgeführt werden.
Druck des Tagesabschluss
Unabhängig davon wie Sie den Tagesabschluss machen, haben sie die Wahl, ob der Tagesabschluss gedruckt werden soll, oder nicht. Hierzu müssen Sie im Kassenprofil der Kasse unter Einstellungen -> Kassenprofile das Häkchen setzen (der Tagesabschluss wird gedruckt) oder entfernen (der Tagesabschluss wird nicht gedruckt). Damit diese Änderung an der Kasse wirksam wird, aktualisieren Sie die Stammdaten und starten die Anwendung einmal neu.
Natürlich wird der Tagesabschluss auch dann erstellt, wenn Sie diesen nicht an der Kasse ausdrucken. Sie finden alle Tagesabschlüsse stets auch im Backoffice unter Verkauf -> Tagesabschluss.